Vietcorp.ICT
Moderator
Bạn đang tìm cách nhiều người cùng chỉnh sửa tài liệu cùng lúc mà vẫn đảm bảo an toàn dữ liệu trong nội bộ công ty?
Với Synology Office, bạn có thể dễ dàng tạo và chia sẻ tài liệu, bảng tính hoặc trình chiếu để làm việc nhóm hiệu quả ngay trên NAS Synology, không cần internet, không cần phần mềm bên ngoài.
Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Synology Office để làm việc nhóm nhanh, tiện và bảo mật – từ tạo tài liệu, chia sẻ, đến làm việc đồng thời và quản lý phiên bản chỉnh sửa.
I. Tạo tài liệu mới
1. Mở ứng dụng Synology Drive và click vào icon dấu + để tạo file. Tập tin vừa được tạo sẽ được lưu tại vị trí nơi bạn đã tạo.
II. Nhập file vào Synology Office
Hầu hết các định dạng tập tin đều có thể được nhập vào Synology Office. Vui lòng tham khảo phần "Khả năng tương thích giữa giữa Synology Office và tập tin Microsoft" trong bài viết này để biết thêm thông tin và danh sách các định dạng tương thích.
III. Chia sẻ file Synology Office
Chia sẻ tập tin với những cá nhân được chọn để cộng tác trong các dự án. Bạn có thể chỉnh sửa hoặc nhận xét trên tài liệu và làm việc cùng nhau theo thời gian thực.
V. Kiểm soát version và khôi phục
Kiểm soát version
- Synology Office cho phép bạn khôi phục tập tin về phiên bản trước đó hoặc tạo bản sao của một phiên bản trong lịch sử.
Khôi phục
Trong My Drive, các tập tin đã xóa sẽ được chuyển vào Recycle Bin. Bạn có thể nhấp chuột phải vào tập tin và chọn Restore để phục hồi.
Nếu tập tin chia sẻ đã bị xóa nằm trong Team Folder, hãy vào Recycle Bin và chọn thư mục nhóm mong muốn từ menu thả xuống của Thư mục nhóm.
Lưu ý:
1. Nếu Team Folder không bật tính năng quản lý phiên bản, tập tin đã xóa sẽ không được chuyển vào Recycle Bin của Synology Drive. Thay vào đó, tập tin sẽ được đặt trong Recycle Bin của thư mục đó trong File Station. Nếu share folder không bật Recycle Bin trong Control Panel > Shared Folder, tập tin sẽ bị xóa vĩnh viễn.
2. Chỉ quản trị viên hệ thống mới được phép truy cập Recycle Bin của Team Folder.
3. Synology Office không hiển thị trong Menu của DSM. Bạn có thể truy cập Synology Office qua Synology Drive.
Nếu anh/chị cần hỗ trợ thêm bất kỳ vấn đề nào khác, vui lòng liên hệ tổng đài 1900 636 248 để được đội ngũ chuyên gia kỹ thuật của Vietcorp tư vấn và hỗ trợ tận tình.
Với Synology Office, bạn có thể dễ dàng tạo và chia sẻ tài liệu, bảng tính hoặc trình chiếu để làm việc nhóm hiệu quả ngay trên NAS Synology, không cần internet, không cần phần mềm bên ngoài.
Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Synology Office để làm việc nhóm nhanh, tiện và bảo mật – từ tạo tài liệu, chia sẻ, đến làm việc đồng thời và quản lý phiên bản chỉnh sửa.
I. Tạo tài liệu mới
1. Mở ứng dụng Synology Drive và click vào icon dấu + để tạo file. Tập tin vừa được tạo sẽ được lưu tại vị trí nơi bạn đã tạo.
II. Nhập file vào Synology Office
Hầu hết các định dạng tập tin đều có thể được nhập vào Synology Office. Vui lòng tham khảo phần "Khả năng tương thích giữa giữa Synology Office và tập tin Microsoft" trong bài viết này để biết thêm thông tin và danh sách các định dạng tương thích.
III. Chia sẻ file Synology Office
Chia sẻ tập tin với những cá nhân được chọn để cộng tác trong các dự án. Bạn có thể chỉnh sửa hoặc nhận xét trên tài liệu và làm việc cùng nhau theo thời gian thực.
- Để chia sẻ tập tin, hãy tham khảo phần "Sharing Office Files" trong bài viết này.
- Để biết cách thiết lập quyền, hãy tham khảo phần "Sharing Files and Folders" trong bài viết này.
- Xem người dùng đang Online
- Bạn có thể thấy những người dùng khác đang xem cùng một tài liệu ở góc trên bên phải của tập tin. Nhấp vào biểu tượng của người dùng để xem vị trí con trỏ của họ. - Comment trên tập tin
- Nhấp chuột phải vào đoạn văn bản đã chọn và chọn Comment.
- Sử dụng ký hiệu @ theo sau là tên người dùng để đề cập đến ai đó.
- Nhấp vào dấu kiểm ở góc trên bên phải của đoạn bình luận đầu tiên trong bong bóng để đánh dấu là đã giải quyết.
- Chuyển đổi chế độ làm việc
Trong tài liệu, chuyển đổi giữa các chế độ làm việc khác nhau từ menu thả xuống ở góc trên bên phải. Tính năng này cho phép bạn theo dõi các thay đổi khi cộng tác với người khác.
V. Kiểm soát version và khôi phục
Kiểm soát version
- Synology Office cho phép bạn khôi phục tập tin về phiên bản trước đó hoặc tạo bản sao của một phiên bản trong lịch sử.
Khôi phục
Trong My Drive, các tập tin đã xóa sẽ được chuyển vào Recycle Bin. Bạn có thể nhấp chuột phải vào tập tin và chọn Restore để phục hồi.
Nếu tập tin chia sẻ đã bị xóa nằm trong Team Folder, hãy vào Recycle Bin và chọn thư mục nhóm mong muốn từ menu thả xuống của Thư mục nhóm.
Lưu ý:
1. Nếu Team Folder không bật tính năng quản lý phiên bản, tập tin đã xóa sẽ không được chuyển vào Recycle Bin của Synology Drive. Thay vào đó, tập tin sẽ được đặt trong Recycle Bin của thư mục đó trong File Station. Nếu share folder không bật Recycle Bin trong Control Panel > Shared Folder, tập tin sẽ bị xóa vĩnh viễn.
2. Chỉ quản trị viên hệ thống mới được phép truy cập Recycle Bin của Team Folder.
3. Synology Office không hiển thị trong Menu của DSM. Bạn có thể truy cập Synology Office qua Synology Drive.
Nếu anh/chị cần hỗ trợ thêm bất kỳ vấn đề nào khác, vui lòng liên hệ tổng đài 1900 636 248 để được đội ngũ chuyên gia kỹ thuật của Vietcorp tư vấn và hỗ trợ tận tình.
Last edited: