Synology Hướng dẫn chia sẽ tập tin qua Synology Drive

[Vietcorp.ICT]

Bạn muốn chia sẻ tài liệu, hình ảnh hoặc video với đồng nghiệp, bạn bè, hoặc đối tác ngay khi đang di chuyển? Với Synology Drive Mobile Client, việc chia sẻ file từ NAS Synology trở nên đơn giản và nhanh chóng ngay trên điện thoại hoặc máy tính bảng.

Với Synology Drive Mobile Client, bạn có thể dễ dàng truy cập và chia sẻ dữ liệu mọi lúc, mọi nơi, mà không cần phải có máy tính bên cạnh.
Synology Drive cho phép bạn chia sẻ tập tin nội bộ với người dùng DSM hoặc công khai với người dùng không phải DSM. Bài viết này giải thích cách thiết lập và quản lý chia sẻ tập tin.

Yêu cầu:

• Phiên bản Synology Drive Server 3.0 trở lên.
• Phiên bản Synology Drive mobile 3.0 trở lên.
• Phiên bản Synology Drive Client 3.0 trở lên.

1. Trước khi bắt đầu

• Đảm bảo Synology Drive Server đã được cài đặt trên NAS của bạn.
• Đảm bảo bạn đã bật user home service hoặc ít nhất một Team folder.
• Đảm bảo tài khoản của bạn có quyền đọc và ghi đầy đủ đối với My Drive hoặc thư mục nhóm chứa tập tin bạn muốn chia sẻ.

2. Cài đặt quyền chia sẻ file

1. Đăng nhập vào DSM với tài khoản quản trị viên.
2. Mở Synology Drive Admin Console > Settings > Sharing > Sharing Settings for Non-admin Users.
3. Chọn Allow file sharing và cấu hình các tùy chọn chia sẻ của bạn.

3. Tạo liên kết chia sẻ file cố định
Bạn có thể tùy chỉnh liên kết chia sẻ file của mình. Lưu ý những điểm sau:

• Nếu bạn không tùy chỉnh liên kết chia sẻ, URL của các liên kết chia sẻ Synology Drive sẽ thay đổi tùy theo các cài đặt DSM khác nhau.
• Nếu bạn muốn sử dụng QuickConnect cho domain, hãy kiểm tra xem DSM đã được chọn trong Control Panel > External Access > QuickConnect > Advanced Settings.

4. Chia sẻ tập tin qua web portal Synology Drive
Trên Synology Drive web portal, nhấp chuột phải vào tập tin và chọn Share.

• Share with DSM users
  
  
  • Trên tab Permissions, dưới mục Privacy Settings, chọn quy tắc quyền truy cập cho tập tin này:
    • Private - Chỉ người được mời mới có thể truy cập.
    • Internal - Bất kỳ ai có tài khoản đều có thể xem - can view.
    • Internal - Bất kỳ ai có tài khoản đều có thể bình luận - can comment.
    • Internal - Bất kỳ ai có tài khoản đều có thể chỉnh sửa - can edit.
  • Để cấp quyền cho người được mời, nhập tên tài khoản hoặc nhóm của họ vào ô User/Group, chọn vai trò từ danh sách thả xuống và nhấn +.
    • Lặp lại bước này nếu bạn cần thêm nhiều người mời.
    • Nếu bạn không thể tìm thấy người dùng hoặc nhóm cụ thể trong danh sách người mời, tham khảo bài viết này để đảm bảo rằng họ đã được cấp quyền phù hợp.
• Share with anyone
  
  
• Trên tab Public Link, chọn Create a public link to share files with anyone, và chọn quy tắc quyền truy cập cho tệp này dưới mục Privacy Settings:
  • Anyone with the link can view - Mọi người có liên kết có thể xem.
  • Anyone with the link can comment - Mọi người có liên kết có thể bình luận.
  • Anyone with the link can edit - Mọi người có liên kết có thể chỉnh sửa.
• Chọn Allow options to download and copy để cho phép tải xuống.
• Bật Password Protection và Link Expiration để bảo vệ liên kết chia sẻ nếu cần.

5. Chia sẻ file qua Synology Drive Client
Khi bạn đã thiết lập xong tác vụ đồng bộ, bạn có thể cấu hình chia sẻ tập tin trong thư mục đồng bộ trên máy tính. Mở thư mục đồng bộ, nhấp chuột phải vào tập tin, chọn Synology Drive và chọn Get link.

• Share with DSM users
  
  
  • Trên tab Permissions, dưới mục Privacy Settings, chọn quy tắc quyền truy cập cho tệp này:
    • Private - Chỉ người được mời mới có thể truy cập - can access.
    • Internal - Bất kỳ ai có tài khoản đều có thể xem - can view .
    • Internal - Bất kỳ ai có tài khoản đều có thể bình luận - can comment.
    • Internal - Bất kỳ ai có tài khoản đều có thể chỉnh sửa - can edit.
  • Để cấp quyền cho người được mời, nhập tên tài khoản hoặc nhóm của họ vào ô User/Group, chọn vai trò từ danh sách thả xuống và nhấn +.
    • Lặp lại bước này nếu bạn cần thêm nhiều người mời.
    • Nếu bạn không thể tìm thấy người dùng hoặc nhóm cụ thể trong danh sách người mời, tham khảo bài viết này để đảm bảo rằng họ đã được cấp quyền phù hợp.
• Sharing with anyone
  
  
• Trên tab Public Link, chọn Create a public link to share files with anyone, và chọn quy tắc quyền truy cập cho tập tin này dưới mục Privacy Settings:
  • Anyone with the link can view - Mọi người có liên kết có thể xem.
  • Anyone with the link can comment - Mọi người có liên kết có thể bình luận.
  • Anyone with the link can edit - Mọi người có liên kết có thể chỉnh sửa.
• Chọn Allow options to download and copy để cho phép tải xuống.
• Bật Password Protection và Link Expiration để bảo vệ liên kết chia sẻ nếu cần.

6. Sharing files via the Synology Drive mobile app
Mở ứng dụng Synology Drive trên thiết bị di động của bạn, nhấn vào biểu tượng bên cạnh tập tin bạn muốn chia sẻ, và nhấn Share.

• Share with DSM users
  
  
  • Trên tab Permissions, dưới mục Privacy Settings > Private, chọn quy tắc quyền truy cập cho tệp này:
    • Private - Chỉ người được mời mới có thể truy cập.
    • Internal- Bất kỳ ai có tài khoản đều có thể:
      • Xem
      • Bình luận
      • Chỉnh sửa
  • Để cấp quyền cho người được mời, nhấn vào Invitee list, nhấn vào biểu tượng
    
    ở góc trên bên phải, nhập tên tài khoản hoặc nhóm của họ vào ô User/Group, chọn vai trò trong phần Access Privilege, và nhấn Add.
    • Lặp lại bước này nếu bạn cần thêm nhiều người mời.
    • Nếu bạn không thể tìm thấy người dùng hoặc nhóm cụ thể trong danh sách người mời, tham khảo bài viết này để đảm bảo rằng họ đã được cấp quyền phù hợp.
• Share with anyone
  
  
  • Trên tab Public Link, bật Create Protection Link, và chọn quy tắc quyền truy cập cho tệp này dưới mục Privacy Settings:
    • Anyone with the link:
      • Có thể xem
      • Có thể bình luận
      • Có thể chỉnh sửa
  • Bật Allow options to download and copy để cho phép tải xuống.
  • Bật Password Protection và Link Expiration để bảo vệ liên kết chia sẻ nếu cần.

7. Xem tập tin đã chia sẻ
Các tập tin bạn chia sẻ với người khác sẽ được liệt kê dưới mục Shared with others trong Synology Drive web portal hoặc ứng dụng di động. Tại đây, bạn có thể lấy liên kết chia sẻ của tập tin, điều chỉnh cài đặt chia sẻ, hoặc dừng chia sẻ tập tin.

• Trên Synology Drive web portal
  Vào tab Shared with others ở thanh bên trái.
  
  
  
  
  
• ứng dụng di động trên Synology Drive
  
  

8. Dừng chia sẻ tập tin

• Trên Synology Drive web portal
  Vào Synology Drive web portal > Shared with others, nhấp chuột phải vào tập tin đã chia sẻ > Share.
  • Để dừng chia sẻ nội bộ, trên tab Permissions, đặt Privacy Settings thành Private - Only invitees can access, xóa tất cả người được mời và nhấn Save.
  • Để dừng chia sẻ công khai, trên tab Public Link, bỏ chọn Create a public link to share files with anyone, và nhấn Remove.
• Ứng dụng di dộng trên Synology Drive
  Vào tab Shared ở thanh điều hướng dưới cùng, vào tab Shared with others, nhấn vào biểu tượng bên cạnh tập tin đã chia sẻ, và nhấn Share.
  • Để dừng chia sẻ nội bộ, trên tab Permissions, đặt Privacy Settings thành Private - Only invitees can access, xóa tất cả người được mời và nhấn Save.
  • Để dừng chia sẻ công khai, trên tab Public Link, tắt Create Protection Link, và nhấn OK.

9. Tạo báo cáo liên kết chia sẻ
Bắt đầu từ Synology Drive Server 3.1.0, quản trị viên có thể xuất danh sách các tập tin chia sẻ để kiểm tra số lượng và chi tiết các tệp chia sẻ trên Synology NAS của bạn, bao gồm người dùng đã chia sẻ chúng. Tìm hiểu thêm.

1. Đăng nhập vào DSM với quyền quản trị viên.
2. Mở Synology Drive Admin Console > Settings > Sharing > Sharing Link Report, và nhấn Export.
3. Chọn định dạng (HTML hoặc CSV), thư mục đích, các thư mục nhóm mà bạn muốn xuất liên kết chia sẻ, và nhấn Export.

10. Cài đặt thông báo cho việc chia sẻ tập tin
Khi bạn chia sẻ tập tin, người được mời sẽ nhận thông báo qua Synology Drive web portal, Synology Chat hoặc email, miễn là bạn và người được mời đã cấu hình các cài đặt cần thiết.

​

Cho quản trị viên (administrator)​

• Synology Chat: Đảm bảo bạn đã cài đặt Synology Chat trên NAS Synology của mình và đã cấp quyền cho người được mời.
• Thông báo qua email: Đăng nhập vào DSM > Control Panel, và cấu hình cài đặt thông báo qua email.

Cho người được mời​

• Synology Chat:
  • Vào Synology Drive web portal.
  • Nhấn vào biểu tượng profile ở góc dưới bên trái.
  • Chọn Settings > General > Notification, và chọn Chat.
• Thông báo qua email:
  • Vào Synology Drive web portal.
  • Nhấn vào biểu tượng profile ở góc dưới bên trái.
  • Chọn Settings > Email Account, và thêm địa chỉ email của bạn.
  • Sau đó, vào General > Notification, và chọn Email.

Lưu ý:

• Quyền can comment và can edit chỉ áp dụng cho các tập tin Synology Office.
• Quyền can comment chỉ xuất hiện đối với các tập tin Synology Office.
• Nếu bạn chia sẻ tập tin trong Team folder, người dùng có quyền truy cập vào thư mục nhóm đó sẽ có thể truy cập tập tin đã chia sẻ, ngay cả khi họ không được thêm vào danh sách người mời.
• Các vai trò Commenter và Reviewer chỉ xuất hiện cho các tập tin Synology Office.
• Nếu tập tin nằm trong Team folder với tính năng Restrict file downloading được bật, và bạn tạo liên kết công khai với Allow options to download and copy, quyền tải xuống sẽ bị ảnh hưởng.
• Nếu tài khoản của bạn có quyền hạn chế (ví dụ: quyền read-only) đối với thư mục nhóm chứa tập tin bạn muốn chia sẻ, bạn sẽ không thể sử dụng tính năng chia sẻ. Để cho phép tài khoản của bạn chia sẻ các tập tin cụ thể, hãy yêu cầu quản trị viên thực hiện một trong các bước sau:
  • Tham khảo phần "Share with DSM users" trong bài viết này và cấp cho bạn vai trò Manager đối với tập tin bạn muốn chia sẻ.
  • Cấp cho bạn quyền đọc và ghi đầy đủ đối với thư mục nhóm chứa tập tin bạn muốn chia sẻ.

Nếu anh/chị cần hỗ trợ thêm bất kỳ vấn đề nào khác, vui lòng liên hệ tổng đài 1900 636 248 để được đội ngũ chuyên gia kỹ thuật của Vietcorp tư vấn và hỗ trợ tận tình.