Giải pháp SaaS gia tăng năng suất cho giáo dục đang thay đổi: lời cảnh tỉnh cho các trường học

Những kế hoạch này tác động như thế nào đến các cơ sở giáo dục?

Đến tháng 1 năm 2025, Microsoft sẽ thực hiện những thay đổi đáng kể đối với các gói Microsoft 365 Education, bao gồm việc ngừng cung cấp gói Office 365 A1 Plus, giảm nhóm lưu trữ xuống còn 100TB cho mỗi đối tượng thuê và hạn chế một số giấy phép chỉ dành cho các ứng dụng web mà không có phiên bản dành cho máy tính để bàn tương ứng, bao gồm Word, Excel hoặc PowerPoint.

Những điều chỉnh này có thể thúc đẩy các trường học chuyển sang các gói trả phí cao hơn hoặc phân bổ lại nguồn lực để duy trì chức năng, khiến nhiều trường phải đánh giá lại sự phụ thuộc của họ vào các giải pháp SaaS. Việc đăng ký các ứng dụng năng suất SaaS đặt ra những thách thức trong ba lĩnh vực quan trọng:

1. Áp lực về chi phí

Việc chuyển sang các giấy phép có chi phí cao hơn để đáp ứng nhu cầu lưu trữ và chức năng ban đầu là gánh nặng tài chính đáng kể đối với nhiều tổ chức. Với ít quyền kiểm soát đối với những thay đổi trong tương lai đối với các dịch vụ, tính không thể đoán trước đang diễn ra làm tăng thêm sự bất ổn về tài chính, có khả năng đi kèm với các chi phí bổ sung cho thời gian ngừng hoạt động, di chuyển và đào tạo lại giảng viên và sinh viên.

2. Mối quan tâm về quyền riêng tư dữ liệu

Với gần 80% các tổ chức giáo dục là mục tiêu của các cuộc tấn công mạng hàng năm, các tổ chức giáo dục là mục tiêu chính do tính chất nhạy cảm của dữ liệu mà họ quản lý; hồ sơ sinh viên, thông tin tài chính và nghiên cứu độc quyền. Việc phụ thuộc vào lưu trữ đám mây của bên thứ ba có thể là một rủi ro bảo mật đáng kể, vì các trường ít kiểm soát được cách thức và nơi lưu trữ dữ liệu của họ.

3. Thách thức về tuân thủ:

Các quy định cụ thể về giáo dục như FERPA và GDPR áp đặt các yêu cầu nghiêm ngặt để quản lý dữ liệu cá nhân. Các tổ chức phải đảm bảo hệ thống của họ an toàn, riêng tư và có thể kiểm toán được; các tiêu chuẩn mà các giải pháp năng suất công cộng có thể khó đáp ứng.

Synology Office Suite được thiết kế riêng cho các nhà giáo dục như thế nào

Để ứng phó với những thay đổi này, các tổ chức tìm kiếm sự ổn định lâu dài có thể chuyển sang các bộ năng suất được lưu trữ cục bộ như Synology Office Suite. Các giải pháp tại chỗ cung cấp tính linh hoạt lưu trữ, kiểm soát dữ liệu, quyền riêng tư và sự ổn định về chi phí cao hơn, giúp các tổ chức tuân thủ các quy định. Synology Office Suite cung cấp một nền tảng tất cả trong một, thân thiện với người dùng với các công cụ như Drive, Office, MailPlus, Chat, Calendar, Contacts và Note Station, giúp cả giảng viên và sinh viên dễ dàng bắt đầu.

Học sinh có thể truy cập tài liệu học tập và ứng dụng từ bất kỳ đâu trên máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh bằng Synology Drive. Các nhà giáo dục cũng có thể sử dụng nó để chia sẻ các tệp khóa học và sắp xếp bài tập một cách dễ dàng. Hơn nữa, học sinh có thể cộng tác theo thời gian thực với Synology Document, Spreadsheet và Slides, và chia sẻ các tệp qua Synology Chat để giao tiếp dễ dàng hơn.

Sau đây là 5 cách giải pháp năng suất của Synology có thể giúp các tổ chức giáo dục đáp ứng được yêu cầu của họ:

1. Lưu trữ có thể mở rộng

Với Synology Office Suite, các trường học có thể mở rộng quy mô lưu trữ để đáp ứng chính xác nhu cầu của mình. Khi nhu cầu lưu trữ tăng lên, các tổ chức có thể dễ dàng mở rộng và điều chỉnh nhóm lưu trữ của mình, biến nó thành một giải pháp linh hoạt, có khả năng thích ứng trong tương lai.

2. Hiệu quả chi phí và tính ổn định

Bằng cách loại bỏ các khoản phí đăng ký định kỳ và giảm thiểu rủi ro do thay đổi nhà cung cấp không thể đoán trước, Synology Office Suite cung cấp một giải pháp thay thế đáng tin cậy và ổn định. Với một lần mua, các trường học có thể truy cập vào bộ năng suất toàn diện mang lại giá trị lâu dài và kiểm soát chi phí.

3. Công cụ cộng tác tích hợp

Synology Office Suite đi kèm với các công cụ cộng tác tích hợp, bao gồm Drive, MailPlus, Chat và Calendar, cho phép giáo viên và học sinh làm việc cùng nhau theo thời gian thực. Các công cụ này được bao gồm trong Synology NAS, cung cấp một bộ năng suất tất cả trong một đảm bảo quy trình làm việc trơn tru.

4. Bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư nâng cao

Các giải pháp tại chỗ của Synology đảm bảo quyền sở hữu và kiểm soát dữ liệu đầy đủ, giảm thiểu rủi ro vi phạm hoặc thời gian ngừng hoạt động của dịch vụ và cũng giúp các tổ chức dễ dàng tuân thủ hơn. Với các tính năng như mã hóa dữ liệu và xác thực đa yếu tố, chúng giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm, chẳng hạn như các bài nghiên cứu hoặc dữ liệu cá nhân của sinh viên và giảng viên.

5. Quản lý và bảo trì đơn giản

Với giao diện tương tự như các giải pháp năng suất chính thống, Synology Office Suite đảm bảo quá trình chuyển đổi dễ dàng cho người dùng. Quản trị viên có thể quản lý hiệu quả các thiết bị, người dùng và chính sách bảo mật thông qua các bảng điều khiển tập trung như Synology Drive Admin Console và Synology MailPlus Server, cung cấp các tính năng thiết yếu như nhật ký kiểm tra máy khách và máy chủ có thể được xuất để tuân thủ, quyền truy cập chi tiết để hợp lý hóa quản trị và các công cụ di chuyển để đơn giản hóa việc chuyển sang các giải pháp Synology.

Xây dựng cơ sở hạ tầng phục hồi cho tương lai

Những thay đổi trong các gói SaaS có thể làm gián đoạn hoạt động của các nhà giáo dục nhưng cũng mang đến cơ hội cho các tổ chức đánh giá lại hệ thống hiện tại và xem xét các giải pháp thay thế đáng tin cậy, an toàn và linh hoạt hơn.

Synology Office Suite cung cấp giải pháp thay thế đáng tin cậy và giá cả phải chăng để đáp ứng những nhu cầu này, giúp các trường học duy trì năng suất mà không phải mất quyền kiểm soát hoặc vượt quá ngân sách.

Liên hệ với bộ phận bán hàng của Synology ngay hôm nay để được tư vấn cá nhân và thực hiện bước đầu tiên hướng tới mục tiêu chuẩn bị cho tương lai cho tổ chức của bạn.